KOMUNIKAT DLA BENEFICJENTÓW
DOTYCZĄCY PROCESU WERYFIKACJI DOKUMENTÓW NIEZBĘDNYCH DO ZAWARCIA UMOWY
O PRZEKAZANIE ŚRODKÓW W RAMACH PROGRAMU „MALUCH+” 2018

Szanowni Państwo,
w związku z zakwalifikowaniem do dofinansowania zadania w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+”2018, informujemy, że umowa w sprawie przekazania dofinansowania (zwana dalej „umową”) będzie mogła zostać podpisana po weryfikacji kompletności danych przekazanych przez beneficjentów oraz przedłożeniu dokumentów potwierdzających dane zawarte w ofercie i wymagane przez Program.

Na każdym etapie konkursu po złożeniu ofert, w trakcie realizacji zadania oraz w okresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji lub miejsc opieki dofinansowanych z Programu możliwe są zmiany wyszczególnione w pkt. 10 Programu. Wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody wojewody, a w przypadku zawarcia umowy – aneksu. Umowa natomiast, sporządzona jest na podstawie zakwalifikowania danej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami Programu, dlatego też beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie której dany wniosek był oceniany. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych Programem, beneficjent powinien uzyskać zgodę na ich wprowadzenie. Zatem, należy zwrócić uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach, szczególnie na obecnym etapie, tak aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach.

Mając powyższe na uwadze, zwrócimy się do Państwa pismem z prośbą o przesłanie zaktualizowanego harmonogramu wypłat środków. Skorygowanie powinno uwzględnić korektę wysokości transz zaplanowanych do wypłat w miesiącach poprzedzających czerwiec 2018 r. Takowe środki należy ująć w kolejnych miesiącach bieżącego roku. Ponadto, zwracamy szczególną uwagę na ewentualnie powstałe rozbieżności harmonogramu wypłat środków w stosunku do kalkulacji kosztów, stanowiącej element oferty konkursowej.

W przypadku beneficjentów zobowiązanych do sporządzenia programu inwestycji, na podstawie którego realizują prace inwestycyjne w ramach dotowanego zadania, poprosimy również o przesłanie zaktualizowanego programu inwestycji, który będzie podlegał weryfikacji przed zawarciem umowy.

Ponadto, beneficjenci zostaną poproszeni o potwierdzenie aktualności terminów realizacji dotowanych zadań – tworzenia lub ewentualnie okresu funkcjonowania instytucji. W przypadku rozbieżności ww. terminów wskazanych w oświadczeniach o przyjęciu dotacji ze stanem faktycznym, należy poinformować Wojewodę Mazowieckiego o aktualnych terminach utworzenia i ewentualnie funkcjonowania instytucji.

Zgodnie z zasadami Programu, beneficjenci w ramach modułu 3 (w przypadku otrzymania części dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki) oraz modułu 4, mają obowiązek poinformowania rodziców o fakcie zakwalifikowania się do Programu, o kwocie przyznanego dofinansowania na 1 dziecko w ujęciu miesięcznym oraz o okresie dofinansowania, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników konkursu przez Ministra lub w pierwszym możliwym terminie, jeśli instytucja została utworzona w terminie późniejszym. Powinno to być potwierdzone oświadczeniami rodziców (indywidulnymi lub zbiorczymi). Powołując się na pkt 6.2.2. Programu, poprosimy beneficjentów o przedłożenie powyższych oświadczeń, celem wypełnienia tego obowiązku, a w przypadku braku możliwości, przesłanie pisemnej informacji w tym zakresie. Natomiast, w przypadku otrzymania części dofinansowania na tworzenie miejsc w module 3, dokumenty potwierdzające poinformowanie rodziców o fakcie zakwalifikowania do Programu w zakresie otrzymania dofinansowania do funkcjonowania miejsc opieki, beneficjenci mają obowiązek przedstawić przed wypłatą części dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki.

Kierując się zasadami dotyczącymi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jako zabezpieczenia roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji i miejsc opieki dofinansowanych z Programu, ustalono konieczność złożenia deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz samego weksla in blanco (moduł 3 i 4). Gdy beneficjentem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą dłużej niż 1 rok, istnieje możliwość wniesienia zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej. W przypadku spełnienia powyższego wymagania oraz chęci skorzystania z takiej możliwości, zwrócimy się z prośbą o stosowaną informację wskazującą zamiar złożenia gwarancji bankowej. W przeciwnym razie przyjęta zostaje milcząca zgoda na wniesienie zabezpieczenia w formie weksla in blanco.

W celu weryfikacji aktualności numeru rachunku bankowego, wskazanego w oświadczeniu o przyjęciu środków (lub niewskazania numeru), poprosimy o potwierdzenie aktualności rachunku bankowego wraz z informacją, że jesteście Państwo właścicielami tego rachunku oraz, że został on utworzony jako oddzielny rachunek dedykowany dla otrzymywanych środków w ramach Programu. W przypadku braku zwrotnej informacji z Państwa strony, przyjęte zostanie milczące potwierdzenie powyższych danych oraz faktu bycia właścicielem ww. rachunku.

W trosce o sprawną wymianę korespondencji pomiędzy beneficjentami a Wojewodą Mazowieckim, zwrócimy się z prośbą o wyrażenie zgody na otrzymywanie z Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie korespondencji w postaci skanu pisma stanowiącego załącznik do e-maila. W tym przypadku, warunkiem będzie konieczność każdorazowego potwierdzenia otrzymania pisma, poprzez potwierdzenia odczytu e-maila. Jednocześnie poprosimy o potwierdzenia aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w ofercie konkursowej. W przypadku gdy beneficjent korzysta z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), korespondencja będzie prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP. Wyjaśniam, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP umożliwia doręczanie pisma w formie dokumentów elektronicznych opatrzonych profilem zaufanymi lub bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Dokumenty dostarczane w powyższy sposób są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów zachęcamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP, znajdującymi się na stronie internetowej: ww.mazowieckie.pl, w zakładkach: Strona główna/Kontakt/Elektroniczna Skrzynka Podawcza.

Zgodnie z pkt 6.2.5 Programu, dofinansowanie może być wykorzystane na zasadzie refundacji poniesionych wydatków lub na zasadzie zaliczki, tj. sfinansowania wydatków środkami z dofinansowania, w sposób umożliwiający terminową realizację płatności przez beneficjenta za realizowane działanie. W przypadku kosztów (wydatków) dotyczących grudnia, Wojewoda Mazowiecki, w uzgodnieniu z beneficjentem, przekazuje dofinansowanie zaliczkowo na pokrycie kosztów (wydatków) planowanych do zrealizowania do dnia 31 grudnia 2018 r.

W ramach dopełnienia obowiązku przedstawienia kompletności dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, zwrócimy się również z prośbą o wskazanie osoby lub osób upoważnionych do podpisania umowy, wraz ze stosownym upoważnieniem lub pełnomocnictwem, w przypadku wskazania osoby innej niż beneficjent oraz danymi kontaktowymi.

Zachęcamy do zapoznania się z odrębnym komunikatem dotyczącym kwalifikowalności podatku VAT, który w dniu 28 maja br. został zamieszczony w zakładce dedykowanej Programowi.