Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie Komunikat dotyczący zawarcia umów – moduł 2 - Realizacja w 2018 roku -

KOMUNIKAT DLA BENEFICJENTÓW

DOTYCZĄCY PROCESU ZAWARCIA UMOWY O PRZEKAZANIE ŚRODKÓW

W RAMACH PROGRAMU „MALUCH+” 2018 – MODUŁ 2

Szanowni Państwo,

w związku z zakwalifikowaniem do dofinansowania zadania w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+”2018 - Moduł 2, informujemy, że umowa w sprawie udzielenia dotacji (zwana dalej „umową”) będzie mogła zostać podpisana po weryfikacji kompletności danych przekazanych przez beneficjentów oraz przedłożeniu dokumentów potwierdzających dane zawarte w ofercie i wymagane przez Program, o których mowa poniżej.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o przesłanie:

ZAKTUALIZOWANEJ KALKULACJI WYDATKÓW (w 3 egzemplarzach)

Zaktualizowaną kalkulację wydatków złożoną wraz z ofertą konkursową należy przesłać na nowym formularzu kalkulacji, tj. zastosowaniem załącznika nr 1 do umowy - arkusz 1 (załącznik nr 1 zamieszczony został pod niniejszym komunikatem).

Należy pamiętać, że udział środków budżetu państwa w dofinansowaniu zakwalifikowanej oferty wynosi nie więcej niż 80 % wartości kosztów realizacji zadania polegającego na funkcjonowaniu miejsc opieki.

Ponadto, prosimy o potwierdzenie, czy zachowują aktualność dane zawarte w oświadczeniach o przyjęciu dotacji, w tym w zakresie terminów realizacji dotowanych zadań – okresu funkcjonowania instytucji, a także liczby dofinansowywanych miejsc, pełnej nazwy dotowanej instytucji i jej adresu oraz formy opieki. W przypadku rozbieżności ww. danych wskazanych w oświadczeniach o przyjęciu dotacji ze stanem faktycznym, należy poinformować Wojewodę Mazowieckiego o ww. modyfikacjach.  Nadmieniamy, że aktualizacje/zmiany przed zawarciem umowy wymagają zgody Wojewody wyrażonej co do zasady poprzez przygotowanie umowy z uwzględnieniem zmodyfikowanych danych, a w niektórych przypadkach pisemnej zgody Wojewody wyrażonej indywidulanie.

HARMONOGRAMU WYPŁATY ŚRODKÓW (w 3 egzemplarzach)

Skorygowanie harmonogramu, uwzgledniające stan faktyczny w zakresie realizowanego zadania, powinno zostać dokonane poprzez zastosowanie nowego wzoru harmonogramu wypłat, według załącznika nr 1 do umowy – arkusz 2.

Jednocześnie prosimy, aby zaktualizowaną kalkulację wydatków oraz harmonogram wypłat w pierwszej kolejności przesłać w wersji edytowalnej za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mailowy osoby, która będzie opiekunem Państwa zadania.

INFORMACJI NT. NUMER RACHUNKU BANKOWEGO I NAZWY BANKU

W celu weryfikacji aktualności numeru rachunku bankowego, wskazanego w oświadczeniu o przyjęciu dotacji (lub niewskazania numeru), prosimy o potwierdzenie aktualności rachunku bankowego wraz z informacją, że jesteście Państwo właścicielami tego rachunku oraz, że został on utworzony jako oddzielny rachunek dedykowany dla otrzymywanych środków w ramach Programu. W przypadku braku zwrotnej informacji z Państwa strony, przyjęte zostanie milczące potwierdzenie powyższych danych oraz faktu bycia właścicielem ww. rachunku.

INFORMACJI CZY ZADANIE BĘDZIE REALIZOWANE PRZEZ JEDNOSTKĘ ORGANIZACYJNĄ  GMINY

W przypadku gdy zadanie będzie realizowane przez jednostkę organizacyjną gminy prosimy o podanie jej danych - nazwy wraz z adresem.

DANYCH OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISYWANIA UMOWY

Proszę o wskazanie danych osób, które będą podpisywały umowę, upoważnionych do reprezentowania Gminy/Miasta oraz skarbnika lub osoby upoważnionej do kontrasygnaty zawieranych przez Gminę/ Miasto umów (w przypadku wyznaczenia osób upoważnionych, proszę o przesłanie kopii upoważnień poświadczonych za zgodność z oryginałem – 3 egzemplarze).

OŚWIADCZENIA O VAT

Prosimy o potwierdzenie, czy w związku z zakwalifikowaniem się Państwa oferty w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+” 2018 – moduł 2, realizując powyższe zadanie nie mają Państwo możliwości odzyskiwania/odliczania podatku VAT na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku od towarów i usług. Oświadczenie w tym zakresie będzie składane według załącznika nr 2 do umowy.

Nadto prosimy o wskazanie danych osoby bezpośrednio zaangażowanej w realizację zadania, upoważnionej do bezpośredniego kontaktowania się w trybie roboczym w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących realizowanego zadania (proszę o podanie imienia i nazwiska, stanowiska, numeru telefonu kontaktowego oraz adresu e-mail). Prośba o wyznaczenie opiekuna dotyczy zarówno jednostki samorządu terytorialnego będącego beneficjentem Programu, jak również pracownika jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację zadania (jeśli dotyczy).

Przesyłając e-maile i składając pisma dot. realizacji zadania prosimy o wskazanie w temacie wiadomości i piśmie modułu, którego korespondencja dotyczy

JEDNOCZEŚNIE PRZYPOMINAMY, ŻE,

wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody wojewody, a w przypadku zawarcia umowy – aneksu. Umowa natomiast, sporządzona jest na podstawie zakwalifikowania danej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami Programu, dlatego też beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie, której dany wniosek był oceniany. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych pkt 10 Programu, beneficjent powinien uzyskać zgodę na ich wprowadzenie, wyrażoną co do zasady poprzez przygotowanie umowy uwzgledniającej aktualizacje/ zmiany wprowadzone do oferty, bądź wyrażonej indywidualnie. Zatem, należy zwrócić uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach, szczególnie na obecnym etapie, tak, aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach; dofinansowanie może być wykorzystane na zasadzie refundacji poniesionych wydatków lub na zasadzie zaliczki, tj. sfinansowania wydatków środkami z dofinansowania, w sposób umożliwiający terminową realizację płatności przez Beneficjenta za zrealizowane działania. W przypadku wydatków dotyczących grudnia, wojewoda w uzgodnieniu z beneficjentem, przekazuje dofinansowanie zaliczkowo na pokrycie wydatków planowanych do zrealizowania do dnia 31 grudnia 2018 r.