Szybszy obieg informacji, obniżenie kosztów, usprawnienie współpracy z administracją zespoloną – to korzyści z wprowadzenia Elektronicznej Platformy Wymiany i Obiegu Dokumentów (EPWiOD) w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim. Całkowity koszt realizowanej od trzech lat inwestycji to prawie 11 mln zł.

Projekt Elektronicznej Platformy Wymiany i Obiegu Dokumentów jest realizowany w urzędzie wojewódzkim oraz dwunastu podległych mu jednostkach administracji rządowej na Mazowszu.  Stanowiska pracy urzędników wyposażone zostały w oprogramowanie umożliwiające komunikację za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych. Przebudowano serwerownię główną, zbudowano sieć światłowodową pomiędzy MUW a siedzibami jednostek administracji zespolonej. Zakupiono także serwery, skanery i drukarki kodów kreskowych. Obecnie materiały dostarczone do urzędu tradycyjną pocztą są digitalizowane – skany dokumentów funkcjonują w obrocie elektronicznym wewnątrz urzędu.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

W ramach projektu w listopadzie 2012 r. wprowadzono system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Dzięki niemu tradycyjny papierowy obieg dokumentów został zastąpiony elektronicznym. EZD w pełni funkcjonuje w MUW, Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii oraz Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej. W pozostałych jednostkach jest na etapie wdrażania. Wraz z jego uruchomieniem przeszkolono 1000 pracowników w zakresie korzystania z platformy. System zwiększył przejrzystość działań pracowników, ponieważ pokazuje wszystkie czynności w trakcie prowadzenia sprawy, wykonywane przez konkretne osoby. Służy też do weryfikacji jakości pracy urzędników i daje większą możliwość kontroli terminowości oraz obciążenia liczbą spraw.

Inwestycja finansowana jest z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007 – 2013. Unijna dotacja z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wyniosła ponad 9,2 mln zł, a całkowity koszt inwestycji to prawie 11 mln zł.