Szanowni Państwo,

dofinansowanie przekazane w ramach Modułu 4 Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+”2019 (zwany dalej Programem), przeznaczone jest na funkcjonowanie miejsc opieki dla dzieci w wieku do lat 3.

Wysokość dofinansowania w zakresie funkcjonowania miejsc opieki odpowiada wysokości wnioskowanego zapotrzebowania na ten cel, przy czym:

• przeciętna miesięczna wysokość dofinansowania na 1 miejsce opieki wynosi 100 zł,
• przeciętna miesięczna wysokość dofinansowania na 1 miejsce dla dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki wynosi 500 zł, z czego 100 zł przeznaczane jest na obniżenie opłat rodziców, a reszta przeznaczona jest dla podmiotu na utrzymanie miejsca.

Środki dofinansowania przekazywane będą zaliczkowo w miesięcznych transzach na podstawie Harmonogramu wypłaty transz na oddzielny rachunek bankowy, dedykowanego dla środków rezerwy celowej.

Poniżej przedstawiamy wykaz istotnych postanowień umownych dot. realizacji zadania i wykorzystania środków dofinansowania:
 

Warunki otrzymania dofinansowania:

• Warunkiem otrzymania środków z rezerwy celowej, w przypadku, gdy Beneficjentem jest uczelnia lub podmiot współpracujący z uczelnią, jest przedłożenie przez uczelnię lub podmiot współpracujący z uczelnią regulaminu opieki nad małymi dziećmi, zawierający postanowienia o przeznaczeniu miejsc opieki dla dzieci osób, o których mowa w ust. 5.2.4 Programu,

• Warunkiem wykorzystania środków z rezerwy celowej jest obniżenie miesięcznych opłat rodziców za dziecko przebywające w instytucji, o kwotę środków otrzymanych z rezerwy celowej tj. o kwotę nie większą niż  100,00 zł miesięcznie na jedno dziecko.
• Warunkiem wykorzystania dofinansowania do funkcjonowania miejsc dla dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki, jest faktyczne wykorzystanie tych miejsc w okresie dofinansowania przez dzieci niepełnosprawne lub wymagające szczególnej opieki.
• W przypadku, gdy Beneficjent stosuje dodatkowe ulgi w zakresie opłat pobieranych od rodziców ulgi te nie są uwzględniane przy określaniu miesięcznej podstawowej opłaty za pobyt dziecka. Przyznana miesięczna kwota dofinansowania na zapewnienie funkcjonowania miejsc nie może być wyższa od opłaty rzeczywiście ponoszonej przez rodziców, po uwzględnieniu ulg oraz przysługuje w pełnej wysokości niezależnie od czasu przebywania dziecka w instytucji opieki.

• Warunkiem przekazania środków z rezerwy celowej jest przedłożenie przez Beneficjenta dokumentów potwierdzających poinformowanie rodziców o fakcie zakwalifikowania się do Programu, o kwocie przyznanego dofinansowania na 1 dziecko w ujęciu miesięcznym oraz o okresie dofinansowania (w formie indywidulanych lub zbiorowych oświadczeń rodziców) (zapis pkt 6.2.1 Programu). Powyższy obowiązek należy udokumentować, poprzez zebranie stosownych oświadczeń rodziców tj. podpisów rodzica/ów na załączniku pn.: Informacja dla rodziców o zakwalifikowaniu się do Malucha 2019_Moduł 4 (wzór załącznika dołączony do Komunikatu pn.: Moduł 4: w spr. ogłoszenia wyników naboru/MALUCH +2019 z dnia 1 marca 2019 r., zamieszczonym na stronie internetowej: www.mazowieckie.pl w zakładce Maluch+/ Maluch+2019).

Obowiązki beneficjenta po uzyskania dofinansowania w module 4:

1. Realizacja zadania zgodnie z przepisami prawa

Środki rezerwy celowej przeznaczone będą na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 wyłącznie w instytucjach, wywiązujących się z zobowiązań, o których mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, w szczególności związanych z przestrzeganiem standardów warunkujących ich wpisanie do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów, jak również tych zobowiązujących instytucje do zapewnienia aktualności danych zawartych w tych rejestrach lub wykazach.

Prowadzenie żłobka, klubu dziecięcego, bycie dziennym opiekunem/zatrudnianie dziennego opiekuna wymaga prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. W tej sytuacji, podmiot zakwalifikowany do Programu zobowiązany jest do prowadzenia działalności gospodarczej;

2. Wydatki kwalifikowalne:

Kwota przyznanych środków finansowych nie może być wyższa niż 80 % kosztów kwalifikowanych realizowanego zadania w rozumieniu Programu.

Kosztami kwalifikowanymi zadania są koszty związane z realizacją zadania zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, zasadne, efektywne i rzeczywiście poniesione (udokumentowane) w okresie realizacji zadania.

Beneficjent zobowiązuje się przeznaczyć na realizację zadania w 2019 r. własne środki finansowe w wysokości nie mniejszej niż 20 % kosztów realizacji zadania ogółem.

Wkładem własnym są środki finansowe, które zostaną przeznaczone na pokrycie kosztów kwalifikowanych.

Beneficjent jest zobowiązany zachować procentowy udział dotacji, o którym mowa powyższej w kosztach realizacji zadania ogółem. Zwiększenie całkowitej wartości zadania nie może stanowić podstawy dla Beneficjenta do wystąpienia z roszczeniem o zwiększenie kwoty dotacji. Natomiast w przypadku zmniejszenia kosztu zadania, wartość udzielonej dotacji zmniejsza się odpowiednio.

W przypadku osób fizycznych kosztami kwalifikowalnymi zadania będą wyłącznie koszty poniesione w okresie prowadzenia przez te osoby działalności gospodarczej, tj. od daty uzyskania wpisu do Centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

Do kosztów kwalifikowalnych można zaliczyć podatek VAT, ale jedynie w sytuacji, gdy Beneficjent nie ma możliwości odzyskiwania bądź odliczania podatku VAT.

W sytuacji, że status prawny Beneficjenta uprawnia go do ubiegania się o zwrot podatku VAT, wówczas VAT w realizowanym zadaniu będzie stanowił koszt niekwalifikowalny. W obu ww. przypadkach Beneficjent, przez podpisaniem umowy, musi złożyć prawidłowo wypełniony zał. nr 26 do Programu Maluch+ 2019.

Ponadto pamiętać należy, że podatek VAT, który może zostać odzyskany lub odliczony na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, tj., ze zm.) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, stanowi koszt niekwalifikowany zadania.

Pełny katalog wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych przedstawia pkt 5.5 Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+”2019 (adres programu: https://www.gov.pl/web/rodzina/maluch-2019).

3. Zobowiązania beneficjenta:

• Beneficjent zobowiązany jest do wykorzystania środków z rezerwy celowej w okresie realizacji zadania, tj., przekazania rodzicom dofinansowania z Malucha+2019 w nieprzekraczalnym terminie do 31 grudnia 2019 r.
• Beneficjent zobowiązuje się oznaczyć każdy dokument księgowy lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej potwierdzający poniesienie wydatków na realizację zadania, adnotacją wskazującą, że wydatek był współfinansowany ze środków Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+” 2019 wraz ze wskazaniem wysokości udziału środków z rezerwy celowej.
• Beneficjent realizując zadanie zobowiązuje się do umieszczenia, w widocznym miejscu dla osób korzystających z instytucji, informacji o korzystaniu z dofinansowania z Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+” 2019 na terenie dofinansowanej instytucji według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 31 do Programu, przez okres dofinansowania.
• Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej kosztów realizowanych ze środków rezerwy celowej oraz kosztów realizowanych ze środków własnych dotyczących realizacji zadania, w sposób przejrzysty, tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych.
• Beneficjent zobowiązuje się do utworzenia oddzielnego rachunku bankowego dedykowanego dla otrzymywanych środków z rezerwy celowej w ramach Programu.
• Beneficjent zobowiązuje się do spełnienia obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE. L 2016.119.1 z dnia 2016.05.04) (RODO) oraz przyjmuje do wiadomości, że Wojewoda Mazowiecki będzie przetwarzał dane osobowe Beneficjenta, a także dane osobowe przekazane przez Beneficjenta w toku realizacji zadania.
• Zgodnie z pkt. 6.2.3 Programu Beneficjent przy rozliczeniu dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki ma obowiązek udokumentowania faktycznego obniżenia opłat rodziców, które powinno być potwierdzone oświadczeniami rodziców według wzoru stanowiącego załącznik nr 28 do Programu Maluch +2019 – indywidualne oświadczenie rodzica o pomniejszeniu opłat,
• Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania przez okres 5 lat od daty zakończenia zadania, tj. do dnia 31 grudnia 2024
• Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli w zakresie prawidłowości realizacji zadania. Kontrolę prawidłowości wykonania zadania, w tym wydatkowania środków finansowych przekazanych na realizację zadania, sprawuje Wojewoda. Kontrola prowadzona jest w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). Kontrola może być przeprowadzona przez upoważnionych przedstawicieli Wojewody w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu zarówno w siedzibie Beneficjenta, jak i w miejscu lokalizacji dotowanych instytucji.
• Nieprzedstawienie dokumentów potwierdzających prawidłowość realizacji zadania w okresie jego realizacji, jak również po jego zakończeniu podczas kontroli, może stanowić podstawę do uznania wykorzystania środków rezerwy celowej niezgodnie z przeznaczeniem i podstawę żądania ich zwrotu.
• Beneficjent jest zobowiązany do udzielania informacji oraz wyjaśnień dotyczących stanu realizacji zadania w terminie wyznaczonym przez Wojewodę.
• Beneficjent jest zobowiązany do informowania Wojewody o wszelkich zmianach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (w tym zmiana wspólnika, nazwy, adresu siedziby lub zamieszkania, udzielenia lub odwołania pełnomocnictw itp.) oraz funkcjonowaniem Instytucji opieki, niezwłocznie po ich wystąpieniu, w formie papierowej lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy ePUAP.

• Beneficjent wnosi zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy, na kwotę nie mniejszą niż wysokość kwoty dofinansowania w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową /gwarancji bankowej/. Kierując się zasadami dotyczącymi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jako zabezpieczenia roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji i miejsc opieki dofinansowanych z Programu, ustalono konieczność złożenia deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz samego weksla in blanco. Gdy Beneficjentem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą dłużej niż 1 rok, istnieje możliwość wniesienia zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej.
• Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia na formularzu określonym przez Wojewodę sprawozdania rozliczającego wykorzystanie środków dotacji celowej na funkcjonowanie miejsc opieki do poziomu spełniającego relację 80% dofinansowanie, 20% środki własne.

• Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanych środków rezerwy celowej, w terminie nie dłuższym niż 15 dni od terminu zakończenia zadania, czyli nie później niż do 15 stycznia 2020 r.        
  Po tym terminie niewykorzystane środki z rezerwy celowej podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczone począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu.   
  Każdorazowy zwrot środków należy potwierdzić przysyłając do Wojewody pismo w formie papierowej lub elektronicznie z wykorzystaniem platformy ePUAP, w którym należy wyszczególnić: numer i datę zwarcia Umowy, nazwę i moduł Programu oraz szczegółowy opis tytułu zwrotu środków finansowych ze wskazaniem należności głównej i odsetek.

JEDNOCZEŚNIE INFORMUJEMY, że:

• umowa dofinansowania sporządzona jest na podstawie zakwalifikowanej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami Programu, dlatego też Beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie, której dany wniosek był oceniany.
• wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody Wojewody. W przypadku konieczności aktualizacji danych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (w tym zmiana wspólnika, nazwy, adresu siedziby lub zamieszkania, udzielenia lub odwołania pełnomocnictw itp.) oraz funkcjonowaniem instytucji opieki lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych pkt 10 Programu, Beneficjent powinien uzyskać zgodę Wojewody na ich wprowadzenie. Zatem, należy zwrócić uwagę na konieczność bieżącego informowania Wojewody o planowanych zmianach, szczególnie na obecnym etapie, tak, aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach. Brak zgłoszenia przez Beneficjenta do Wojewody wyżej opisanych zmian może skutkować brakiem rozliczenia dotacji przez Wojewodę.
• dowodem potwierdzającym wprowadzenie zmian, przewidzianych Programem, jest przedłożenie do MUW w Warszawie wypisu z rejestru żłobków, klubów dziecięcych/wykazu dziennych opiekunów uwzględniającego wprowadzone zmiany.
• w okresie realizacji zadania możliwa jest zmiana kosztorysu w zakresie podniesienia opłat rodziców na 1 dziecko, wskazanych w ofercie konkursowej, pod warunkiem udokumentowania przyczyn wzrostu kosztów funkcjonowania i uzyskania zgody Wojewody. W przypadku podniesienia opłat rodziców na 1 dziecko bez zgody Wojewody, Beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu dofinansowania proporcjonalnie do wzrostu opłat i maksymalnie do wysokości kwoty przyznanego dofinansowania.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o przesłanie do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, na adres:

Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie
Biuro Rozwoju i Inwestycji
Pl. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa

następujących dokumentów:

1. HARMONOGRAM WYPŁATY ŚRODKÓW wg. zał. Nr 1 –odrębnie do każdej instytucji opieki
   W poszczególnych miesiącach w zależności od rodzaju instytucji proszę wpisać liczbę miejsc opieki, która jest planowana do obsadzenia. Dane w miesiącach styczeń – marzec 2019 r. powinny być zgodne ze stanem faktycznym obsadzonych miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 za ww. miesiące.      
2. OŚWIADCZENIA RODZICÓW, wg. zał. Nr 3 „Informacja dla rodziców o zakwalifikowaniu się do Malucha+2019_Moduł 4”, że zostali poinformowaniu przez beneficjenta o fakcie zakwalifikowania się do Programu, o kwocie przyznanego dofinansowania na 1 dziecko w ujęciu miesięcznym oraz o okresie dofinansowania. (wzór załącznika dołączony do Komunikatu pn.: Moduł 4: w spr. ogłoszenia wyników naboru/MALUCH +2019 z dnia 1 marca 2019 r., zamieszczonym na stronie internetowej: www.mazowieckie.pl w zakładce Maluch+/ Maluch+2019).
3. OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU VAT - wg. zał. Nr 26
   Prosimy o  prawidłowe wypełnienie i złożenie Oświadczenie o  kwalifikowalności podatku Vat.
4. NR RACHUNKU BANKOWEGO - w dowolnej formie w 1 egzemplarzu    
   Beneficjent składając oświadczenie podaje nr rachunku bankowego, nazwą banku oraz oświadcza, że wskazany rachunek bankowy jest wyodrębnionym rachunkiem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i przeznaczonym do obsługi środków dotacji celowej.
5. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY- w dowolnej formie - 1 egzemplarz
   Beneficjent wskazuje, jaką formę zabezpieczenia wniesie tj. czy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową czy gwarancję bankową.
6. UPOWAŻNIENIE lub PEŁNOMOCNICTWO - w  dowolnej formie w 3 egzemplarzach
   W ramach dopełnienia obowiązku przedstawienia kompletności dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, zwracamy się również z prośbą o wskazanie osoby lub osób upoważnionych do podpisania umowy wraz z danymi kontaktowymi oraz stosownym upoważnieniem lub pełnomocnictwem, w przypadku wskazania osoby innej niż Beneficjent.
   Upoważnienie lub pełnomocnictwo powinno mieć zapis, w którym wyraźnie będzie wskazane, że osoba upoważniona ma prawo podpisać umowę dofinansowania i weksel in blanco w ramach programu Maluch +2019.   
7. OŚWIADCZENIA W SPRAWIE KORESPONDENCJI E-MAILOWEJ - w dowolnej formie    
   W trosce o sprawną wymianę korespondencji pomiędzy Beneficjentami a Wojewodą Mazowieckim, zwracamy się z prośbą o wyrażenie zgody na otrzymywanie z Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie korespondencji w postaci skanu pisma stanowiącego załącznik do e-maila lub samego e-maila. W tym przypadku, zobowiązuje się Beneficjentów do każdorazowego potwierdzenia otrzymania pisma/e-maila, poprzez potwierdzenia odczytu e-maila. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w ofercie konkursowej. W przypadku, gdy Beneficjent korzysta z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), korespondencja może być prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP. Wyjaśniamy, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP umożliwia doręczanie pisma w formie dokumentów elektronicznych opatrzonych profilem zaufanymi lub bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Dokumenty dostarczane w powyższy sposób są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów zachęcamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP, znajdującymi się na stronie internetowej: www.mazowieckie.pl, w zakładkach: Strona główna/Kontakt/Elektroniczna Skrzynka Podawcza.