Szanowni Państwo,

informujemy, że na stronie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie (dalej: MUW w Warszawie) zamieszone zostały wzory umów wraz z załącznikami, dotyczące realizacji zadań zakwalifikowanych do dofinansowania w ramach modułu 3 Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+” 2019 (dalej: program Maluch+ 2019).

Umowa w sprawie przekazania dofinansowania (dalej: umowa) w ramach modułu 3 będzie mogła zostać podpisana wyłącznie dla zadań umieszczonych na liście ofert zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania, dla których:

• beneficjent złożył oświadczenie o przyjęciu dotacji lub środków Funduszu Pracy;
• beneficjent przedstawił dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, w którym będzie prowadzony żłobek, klub dziecięcy lub będzie sprawowana opieka przez dziennego opiekuna (np. akt własności, umowa najmu); przedwstępna umowa, np. najmu czy przeniesienia własności, nie stanowi dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu;
• beneficjent wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy jako zabezpieczenie roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zadania (w tym niepełnego wykonania zadania lub niedochowania minimalnego okresu funkcjonowania dofinasowanych miejsc opieki w okresie trwałości zadania), w trybie wskazanym w umowie.

Umowa zostanie zawarta po przedłożeniu przez beneficjenta dokumentów potwierdzających dane zawarte w ofercie i wymagane przez program Maluch+ 2019, o których mowa poniżej, oraz po weryfikacji ich kompletności i prawidłowości.

Wskazujemy, że beneficjent może zostać wykluczony z listy podmiotów zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania w 2019 r. w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt. 6.1.6. programu Maluch+ 2019, m. in. gdy nie dokonał rozliczenia dofinansowania z lat ubiegłych lub nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami w ramach realizacji poprzednich edycji programu Maluch+, również jeśli w programie Maluch+ 2019 występuje jako inny podmiot lub członek innego podmiotu, czy też gdy nie dochował okresu trwałości przewidywanego przez poprzednie edycje programu Maluch+ 2019, w ramach których otrzymał dofinansowanie.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o niezwłoczne przekazanie do MUW w Warszawie (osobiście, za pośrednictwem poczty bądź platformy ePUAP — gdy Beneficjent może być reprezentowany jednoosobowo):

 

• ZAKTUALIZOWANEGO KOSZTORYSU REALIZACJI ZADANIA (w 2 egzemplarzach)

Zaktualizowany kosztorys realizacji zadania złożony wraz z ofertą konkursową należy przesłać na nowym formularzu kosztorysu, tj. z zastosowaniem załącznika nr 1 do umowy. Załącznik nr 1 zamieszczony został na stronie MUW w Warszawie w zakładce: Wzory umowy wraz z załącznikami – moduł 3.

• HARMONOGRAMU ZAPOTRZEBOWANIA NA ŚRODKI FINSNOWE (w 2 egzemplarzach)

Harmonogram należy przesłać na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do umowy (załącznik nr 2 zamieszczony został w zakładce: Wzory umowy wraz z załącznikami – moduł 3). W harmonogramie należy uwzględnić podział środków dofinansowania na część dot. tworzenia miejsc opieki (z zachowaniem podziału na rodzaje kosztów, tj. majątkowych i bieżących) oraz część dot. zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki, w przypadku otrzymania części dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki.

Prosimy, aby zaktualizowaną kalkulację wydatków oraz harmonogram zapotrzebowania na środki finansowe w wersji edytowalnej przesłać również za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mailowy osoby, która będzie opiekunem Państwa zadania.

Wskazujemy także na konieczność nierozdzielania załączników nr 1—5 i 8, bowiem zachowanie ich spójności będzie kluczowe dla rozliczenia zadania i sprawozdań z trwałości. W związku z powyższym prosimy, aby beneficjent pracował na jednym pliku i miał zachowaną ostatnią aktualną wersję załączników przekazaną do MUW w Warszawie. Ww. formularze są bowiem ze sobą funkcjonalnie połączone, co ma ułatwić beneficjentom ich wypełnianie i minimalizować ryzyko wystąpienia błędów, przede wszystkim na etapie rozliczeń.

• OŚWIADCZENIA O VAT (w 2 egzemplarzach)

Prosimy o złożenie oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT, które stanowi załącznik nr 6 do umowy. Załącznik nr 6 zamieszczony został w zakładce: Wzory umowy wraz z załącznikami – moduł 3.

W drodze oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT beneficjent oświadcza, czy realizując zadanie w ramach programu Maluch+ 2019 będzie mógł odzyskać poniesiony koszt podatku VAT, czy też nie będzie miał takiej możliwości. Podatek VAT, który może zostać odzyskany lub odliczony na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, stanowi bowiem koszt niekwalifikowalny zadania.

• INFORMACJI NT. NUMERU RACHUNKU BANKOWEGO I NAZWY BANKU

Prosimy o podanie: numeru rachunku bankowego utworzonego jako oddzielny rachunek przeznaczony do obsługi środków otrzymywanych w ramach programu Maluch+ 2019 oraz nazwy banku. Prosimy także o przekazanie informacji, że są Państwo właścicielami tego rachunku oraz że został on utworzony jako oddzielny rachunek przeznaczony do obsługi środków otrzymywanych w ramach programu Maluch+ 2019.

• DANYCH OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISANIA UMOWY

Prosimy o podanie danych osoby lub osób upoważnionych do podpisania umowy, w tym danych kontaktowych, oraz o przekazanie stosownego upoważnienia lub pełnomocnictwa w przypadku wskazania osoby innej niż beneficjent.

W razie woli wskazania osoby bezpośrednio zaangażowanej w realizację zadania, upoważnionej do bezpośredniego kontaktowania się w trybie roboczym w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących realizowanego zadania, prosimy także o podanie jej imienia i nazwiska, numeru telefonu kontaktowego oraz adresu e-mail.

• INFORMACJI NT. ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Kierując się zasadami dotyczącymi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jako zabezpieczenia roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji i miejsc opieki dofinansowanych z programu Maluch+ 2019, ustalono konieczność złożenia deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz samego weksla in blanco.

Gdy beneficjentem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą dłużej niż 1 rok, istnieje możliwość wniesienia zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej. W przypadku spełnienia powyższego wymagania oraz chęci skorzystania z takiej możliwości, prosimy o stosowną informację, wskazującą zamiar złożenia gwarancji bankowej. W przeciwnym razie uznaje się za złożoną milczącą zgodę na wniesienie zabezpieczenia w formie weksla in blanco.

• INFROMACJI NT. TERMINÓW REALIZACJI ZADANIA W CZĘŚCI DOTYCZĄCEJ TWORZENIA ORAZ FUNKCJONOWANIA MIEJSC OPIEKI

Prosimy o potwierdzenie aktualności terminów realizacji dotowanych zadań, tj.: okresu tworzenia oraz ewentualnie okresu funkcjonowania instytucji (jeśli zakwalifikowane do dofinansowania zadanie obejmuje również zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki). W przypadku rozbieżności ww. terminów wskazanych w ofercie konkursowej i dokumentach złożonych wraz z oświadczeniem o przyjęciu środków Funduszu Pracy albo o przyjęciu dotacji, ze stanem faktycznym, prosimy o informację nt. aktualnych terminów tworzenia miejsc opieki i ewentualnie ich funkcjonowania oraz wskazanie przyczyn tych zmian.

W trosce o sprawną wymianę korespondencji pomiędzy beneficjentami a Wojewodą Mazowieckim, zwracamy się z prośbą o wyrażenie zgody na otrzymywanie z MUW korespondencji w postaci pisma stanowiącego załącznik do e-maila. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w ofercie konkursowej. W przypadku gdy beneficjent korzysta z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), korespondencja będzie prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP. Wyjaśniam, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 180), elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP umożliwia doręczanie pisma w formie dokumentów elektronicznych potwierdzonych profilem zaufanymi lub opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Dokumenty dostarczane w powyższy sposób są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów, zachęcamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP, znajdującymi się na stronie internetowej: www.mazowieckie.pl, w zakładkach: Strona główna/Kontakt/Elektroniczna Skrzynka Podawcza.

W przypadku informacji dot. rachunku bankowego, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, adresu poczty elektronicznej, terminów realizacji zadania oraz danych osób upoważnionych do podpisania umowy, przekazanie tych danych nie wymaga wypełnienia przez beneficjenta wzoru formularza. Dane te można przekazać w piśmie skierowanym do MUW wraz z harmonogramem zapotrzebowania na środki finansowe, oświadczeniem o kwalifikowalności podatku VAT oraz aktualizacją kosztorysu realizacji zadania, z zastrzeżeniem, że muszą być one podpisane przez beneficjenta lub osobę bądź osoby upoważnione do reprezentowania beneficjenta.

Na obecnym etapie załączniki nr 3—5, 7 i 8 nie są wypełnianie, z zastrzeżeniem że zał. nr 7 należy uzupełniać od momentu uruchomienia miejsc opieki.

Ponadto, przypominamy, że:

• zgodnie z zasadami programu Maluch+ 2019 (pkt. 6.2.2) beneficjenci w ramach modułu 3 w przypadku otrzymania części dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki mają obowiązek poinformowania rodziców o fakcie zakwalifikowania się do programu Maluch+ 2019, o kwocie przyznanego dofinansowania na 1 dziecko w ujęciu miesięcznym oraz o okresie dofinansowania, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników konkursu przez Ministra lub w pierwszym możliwym terminie, jeśli instytucja została utworzona w terminie późniejszym. Beneficjent jest zobowiązany do udokumentowania spełnienia powyższego obowiązku poprzez zebranie stosownych oświadczeń rodziców, tj. podpisów rodzica/ów na formularzu pn.: Informacja dla rodziców o zakwalifikowaniu się do Malucha 2019 moduł 3. Wzór formularza został umieszczony pod niniejszym komunikatem. Przed wypłatą części dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki beneficjenci mają obowiązek przedstawienia dokumentów potwierdzających poinformowanie rodziców o fakcie zakwalifikowania się do programu Maluch+ 2019 w zakresie otrzymania dofinansowania do funkcjonowania miejsc opieki;
• zgodnie z pkt. 6.2.3 programu Maluch+ 2019 beneficjenci przy rozliczeniu dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki mają obowiązek udokumentowania faktycznego obniżenia opłat rodziców, które powinno być potwierdzone oświadczeniami rodziców o pomniejszeniu opłat według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do umowy (wzór indywidualnych oświadczeń rodziców o pomniejszeniu opłat). Załącznik nr 7 zamieszczony został w zakładce: Wzory umowy wraz z załącznikami – moduł 3.

JEDNOCZEŚNIE WSKAZUJEMY, ŻE:

• wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody wojewody, a w przypadku ich dokonywania po zawarciu umowy – aneksu. Umowa sporządzona jest na podstawie zakwalifikowania danej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami programu Maluch+ 2019, dlatego też beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie której dany wniosek był oceniany. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych w myśl pkt. 10 programu Maluch+ 2019, beneficjent powinien uzyskać zgodę na ich dokonanie, co do zasady wyrażoną poprzez przygotowanie umowy uwzgledniającej aktualizacje/zmiany wprowadzone do oferty bądź udzieloną odrębnym pismem. Należy zwrócić zatem uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach, także na obecnym etapie, tak, aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach;
• dofinansowanie może być wykorzystane na zasadzie refundacji poniesionych wydatków lub na zasadzie zaliczki; 
• konieczne jest zachowanie szczególnej precyzji przy określaniu rodzaju kosztów — bieżących lub majątkowych, ponieważ zachowanie poziomu dofinansowania w razie konieczności dokonania późniejszych przesunięć pomiędzy kosztami bieżącymi a majątkowymi będzie w późniejszym czasie w części przypadków niemożliwe; jeśli określony aktualnie podział na rodzaje kosztów odbiega od zgłoszonego uprzednio w ramach oferty konkursowej, ewentualna zgoda Wojewody na zmianę będzie uzależniona od dostępności środków finansowych w ramach klasyfikacji budżetowej;
• w przypadku osób fizycznych kosztami kwalifikowalnymi zadania będą wyłącznie koszty poniesione w okresie prowadzenia przez te osoby działalności gospodarczej, tj. od daty uzyskania wpisu do Centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.