• Beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania zapisów Ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 , w szczególności w kontekście dokonywania wpisów w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych i wykazu dziennych opiekunów oraz spełniania wymagań lokalowych, sanitarnych i przeciwpożarowych, jak też tych zobowiązujących instytucje do zapewnienia aktualności danych zawartych w powyższych rejestrach i wykazach;
• Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków w sposób przejrzysty, tak aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji związanych z umową dla poszczególnych źródeł finansowania oraz prowadzenia oddzielnego rachunku bankowego dla środków dofinansowania (ppkt 6.2.19. Programu);
• Beneficjent zobowiązany jest zrealizować rzeczowo zadanie w 2019 r., przy czym:

a )poprzez rzeczową realizację zadania rozumie się wykonanie i odbiór końcowy wszystkich robót, dostaw i usług ujętych w kosztorysie wraz z dokonaniem zapłaty (tj. dofinansowanie dotyczy wyłącznie zadań realizowanych w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r.);

b) okres realizacji zadania w części dotyczącej tworzenia miejsc opieki trwa do dnia dokonania wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów, który może przypadać do dnia 31 stycznia 2020 r. (z zastrzeżeniem rzeczowej realizacji zadania do 31 grudnia 2019 r., a więc w styczniu 2020 r. Beneficjent może dokonywać tylko czynności związane z procedurą uzyskiwania wpisu do rejestru / wykazu);

c) okres realizacji zadania w części dotyczącej funkcjonowania miejsc opieki – jeśli dotyczy -rozpoczyna się od dnia dokonania wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów i trwa do 31 grudnia 2019 r.;

d) Beneficjent zobowiązany jest do wykorzystania środków dofinansowania w okresie realizacji zadania, tj. do 31 grudnia 2019 r.;

• W przypadkach uzasadnionych zmian wymienionych w zawartej umowie terminów realizacji zadania / dokonania wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów, niezbędne będzie aneksowanie umowy; w związku z powyższym prosimy o dochowanie szczególnej staranności w planowaniu ww. terminów;
• Jeśli w toku trwania zadania polegającego na tworzeniu nowych miejsc opieki nie będzie możliwe utworzenie pierwotnie zadeklarowanej ich liczby, dopuszcza się ich zmniejszenie, niemniej jednak wiązać się to będzie z proporcjonalnym zmniejszeniem kwoty dofinansowania oraz aneksowaniem umowy;
• Wydatki na tworzenie nowych miejsc mogą dotyczyć wydatków majątkowych lub bieżących, związanych z tworzeniem nowych miejsc opieki, w szczególności tych, o których mowa w ppkt 5.3.1. Programu, przy czym koszty pośrednie mogą stanowić maksymalnie 15 % wartości kosztorysowej wydatków tworzeniowych;
• Wydatki bieżące na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki dotyczą wszystkich wydatków związanych z zapewnieniem funkcjonowania miejsc, w szczególności tych, o których mowa w ppkt. 5.3.3. Programu, przy czym koszty pośrednie mogą stanowić maksymalnie 15 % wartości kosztorysowej wydatków na funkcjonowanie;
• Kwota przyznanych środków finansowych nie może być wyższa niż 80 % wydatków kwalifikowalnych realizowanego zadania w rozumieniu Programu;
• Beneficjent zobowiązuje się przeznaczyć na realizację zadania w 2019 r. środki własne w wysokości nie mniejszej niż 20 % wydatków realizacji zadania ogółem;
• Beneficjent zobowiązany jest zachować procentowy udział dotacji, o którym mowa powyżej, w wydatkach realizacji zadania ogółem. Zwiększenie całkowitej wartości zadania nie może stanowić podstawy do wystąpienia z roszczeniem o zwiększenie kwoty dotacji. Natomiast w przypadku zmniejszenia kosztu zadania, wartość udzielonej dotacji zmniejsza się odpowiednio (proporcjonalnie);
• Wydatkami kwalifikowalnymi zadania są wydatki związane z jego realizacją, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, zasadne efektywne i rzeczywiście poniesione (udokumentowane) w okresie realizacji zadania;
• Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się:

1. datę obciążenia rachunku bankowego Beneficjenta, tj. datę księgowania operacji – w przypadku płatności dokonywanych przelewem lub obciążeniową karta płatniczą,
2. datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu płatniczego pod warunkiem dokonania spłaty tej należności na koniec okresu rozliczeniowego danego instrumentu płatniczego – w przypadku płatności ponoszonych kartą kredytową lub podobnym instrumentem,
3. datę faktycznego dokonania płatności – w przypadku płatności dokonywanych gotówką;

• Do wydatków niekwalifikowalnych zalicza się w szczególności te wymienione w ppkt 5.5.9. Programu;
• Beneficjent zobowiązuje się pokryć wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach zadania;
• Każdy dokument księgowy lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej potwierdzający poniesienie wydatków na realizację zadania, powinien być księgowany zgodnie z Ustawą z dnia
  29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponadto powinien być oznaczony następującą adnotacją: „Wydatek współfinansowany ze środków Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+” 2019” oraz wskazywać wysokość udziału środków z budżetu państwa i środków własnych, a także zawierać adnotację dotyczącą:

1. sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym,
2. sprawdzenia pod względem merytorycznym,
3. zatwierdzenia do wypłaty,
4. terminu i sposobu dokonania zapłaty (jeśli nastąpiła zapłata),
5. umowy (np. faktura dotyczy zadania realizowanego zgodnie z umową nr … z dnia …. zawartą pomiędzy Wojewodą Mazowieckim a …..);

• Jeżeli Beneficjent będzie domagał się zaliczenia podatku VAT do wydatków kwalifikowalnych zadania, wówczas zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o braku możliwości odzyskiwania bądź odliczania podatku VAT. Jeżeli status prawny Beneficjenta uprawnia go do ubiegania się o zwrot podatku VAT, wówczas zobowiązany jest on do złożenia oświadczenia o możliwości odzyskiwania lub odliczania podatku VAT;
• Jeśli Beneficjent otrzymał część dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki, warunkiem przekazania środków dofinansowania na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki jest przedłożenie przez niego kopii zaświadczenia o wpisie do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów bądź zaświadczenia o zmianie wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów w przypadku zwiększenia liczby miejsc opieki w istniejącej instytucji opieki ;
• Beneficjent zobowiązuje się do stosowania przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz trybu konkurencyjnego w trakcie realizacji zadania;
• Środki dofinansowania mogą być wykorzystane na refundację poniesionych wydatków lub w formie zaliczki, tj. w sposób umożliwiający terminową realizację płatności przez Beneficjenta za zrealizowane działania;
• W przypadku oferty uwzględniającej funkcjonowanie w 2019 r. miejsc dla dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki, warunkiem otrzymania i wypłaty dofinansowania na ich funkcjonowanie jest ich faktyczne obsadzenie;
• W trakcie realizacji zadania oraz w okresie minimalnego okresu funkcjonowania nowoutworzonych miejsc opieki możliwa jest zmiana m.in. nazwy instytucji opieki, adresu, sposobu jej organizacji, pod warunkiem:

-zachowania liczby dofinansowywanych miejsc opieki;

-zachowania spójności i odrębności przekształcanej instytucji w sposób umożliwiający kontrolę realizacji postanowień umowy;

-uzyskania zgody Wojewody oraz stosownego aneksowania umowy (ppkt 10.1. Programu);

• Warunkowo dopuszcza się ponoszenie części wydatków związanych z tworzeniem nowych miejsc, po terminie dokonania wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych lub wykazu dziennych opiekunów, jednak nie później niż do 31 grudnia 2019 r. oraz pod warunkiem uzyskania zgody Wojewody wynikającej z analizy jednostkowego przypadku. Do wydatków tych należą: wydatki ujęte w kosztorysie realizacji zadania i programie inwestycyjnym, które nie kolidują z możliwością przyjęcia dzieci do instytucji (np. prace zewnętrzne - wyposażenie placu zabaw, monitoring, ogrodzenie, bądź dodatkowe doposażenie już funkcjonującej placówki, np. dodatkowy sprzęt w funkcjonującej kuchni itp.);
• Beneficjent zobowiązany jest niezwłocznie po zakończeniu realizacji zadania do sporządzenia na formularzu, który zostanie określony przez Wojewodę i złożenia w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie sprawozdania rozliczającego wykorzystanie przekazanych środków dofinansowania;
• W przypadku zadania, w ramach którego ze środków dotacji realizowana była inwestycja budowlana polegająca na wykonywaniu robót budowlanych, o których mowa w art. 3 pkt 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2017 r., poz. 1332 t.j.), z wyjątkiem remontu, Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia rozliczenia inwestycji budowlanej zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. z 2010 r. nr 238, poz. 1579), według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia, w terminie 60 dni od dnia, w którym była uregulowana ostatnia płatność związana z finansowaniem inwestycji budowlanej;
• Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanych środków dofinansowania, w terminie nie dłuższym niż 15 dni od terminu zakończenia zadania ustalonego w umowie.  Po tym terminie niewykorzystane środki dofinansowania podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczone począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu;
• Na Beneficjencie ciąży obowiązek zapewnienia tytułu prawnego do lokalu, uprawniającego do prowadzenia w nim opieki nad dziećmi w wieku do lat 3, na minimalny okres zapewnienia funkcjonowania miejsc, tj. w okresie trwałości projektu;
• Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia po 2019 r. funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi, powstałych z udziałem środków z Programu, przez minimalny okres funkcjonowania miejsc, wynoszący 5 lat, tj. do dnia 31 grudnia 2024 r. Zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki oznacza, że przynajmniej 60% miejsc wskazanych w umowie będzie wykorzystywanych („obsadzonych”) przez ww. okres. Niespełnienie powyższego wymogu wiązać się będzie z koniecznością proporcjonalnego zwrotu części dotacji;
• Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania przez okres 5 lat od daty zakończenia zadania, tj. do dnia 31 grudnia 2024 r.;
• Realizacja umowy wiąże się z przestrzeganiem zapisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., dalej: RODO).