KOMUNIKAT DLA BENEFICJENTÓW
DOTYCZĄCY PROCESU ZAWARCIA UMOWY O PRZEKAZANIE ŚRODKÓW
W RAMACH PROGRAMU „MALUCH+” 2018 - MODUŁ 4

Szanowni Państwo,
w związku z zakwalifikowaniem do dofinansowania zadania w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+”2018, informujemy, że umowa w sprawie przekazania dofinansowania (zwana dalej „umową”) będzie mogła zostać podpisana po weryfikacji kompletności danych przekazanych przez beneficjentów oraz przedłożeniu dokumentów potwierdzających dane zawarte w ofercie i wymagane przez Program, o których mowa poniżej.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o przesłanie:

ZAKTUALIZOWANEGO HARMONOGRAMU WYPŁATY ŚRODKÓW
Skorygowanie powinno uwzględnić korektę wysokości transz zaplanowanych do wypłat w miesiącach poprzedzających lipiec 2018 r. tj. dane w miesiącach styczeń - lipiec 2018 r. powinny być zgodne ze stanem faktycznym obsadzonych miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 za ww. miesiące.
Ponadto prosimy o potwierdzenie aktualności terminów realizacji dotowanych zadań – okresu funkcjonowania instytucji. W przypadku rozbieżności ww. terminów wskazanych w oświadczeniach o przyjęciu dotacji ze stanem faktycznym, należy poinformować Wojewodę Mazowieckiego o aktualnych terminach funkcjonowania instytucji.

OŚWIADCZENIA RODZICÓW
Zgodnie z zasadami Programu, beneficjenci (w przypadku otrzymania dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki), mają obowiązek poinformowania rodziców o fakcie zakwalifikowania się do Programu, o kwocie przyznanego dofinansowania na 1 dziecko w ujęciu miesięcznym oraz o okresie dofinansowania, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników konkursu przez Ministra lub w pierwszym możliwym terminie, jeśli instytucja została utworzona w terminie późniejszym. Powinno to być potwierdzone oświadczeniami rodziców (indywidulnymi lub zbiorczymi). Powołując się na pkt 6.2.2. Programu, celem wypełnienia powyższego obowiązku prosimy o przedłożenie oświadczeń rodziców.

Ponadto zgodnie z pkt. 6.2.3 Programu beneficjenci przy rozliczeniu dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki mają obowiązek udokumentowania faktycznego obniżenia opłat rodziców, które powinno być potwierdzone oświadczeniami rodziców (indywidualnymi lub zbiorczymi) według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do umowy – oświadczenie rodziców o pomniejszeniu opłat.

ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY
Kierując się zasadami dotyczącymi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jako zabezpieczenia roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji i miejsc opieki dofinansowanych z Programu, ustalono konieczność złożenia deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz samego weksla in blanco (moduł 4). Gdy beneficjentem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą dłużej niż 1 rok, istnieje możliwość wniesienia zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej. W przypadku spełnienia powyższego wymagania oraz chęci skorzystania z takiej możliwości, prosimy o stosowaną informację wskazującą zamiar złożenia gwarancji bankowej. W przeciwnym razie przyjęta zostaje milcząca zgoda na wniesienie zabezpieczenia w formie weksla in blanco.

NUMER RACHUNKU BANKOWEGO
W celu weryfikacji aktualności numeru rachunku bankowego, wskazanego w oświadczeniu o przyjęciu środków (lub niewskazania numeru), prosimy o potwierdzenie aktualności rachunku bankowego wraz z informacją, że jesteście Państwo właścicielami tego rachunku oraz, że został on utworzony jako oddzielny rachunek dedykowany dla otrzymywanych środków w ramach Programu. W przypadku braku zwrotnej informacji z Państwa strony, przyjęte zostanie milczące potwierdzenie powyższych danych oraz faktu bycia właścicielem ww. rachunku.

OŚWIADCZENIA W SPRAWIE KORESPONDENCJI E-MAILOWEJ
W trosce o sprawną wymianę korespondencji pomiędzy beneficjentami a Wojewodą Mazowieckim, zwrócimy się z prośbą o wyrażenie zgody na otrzymywanie z Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie korespondencji w postaci skanu pisma stanowiącego załącznik do e-maila lub samego e-maila. W tym przypadku, zobowiązuje się beneficjentów do każdorazowego potwierdzenia otrzymania pisma/e-maila, poprzez potwierdzenia odczytu e-maila. Jednocześnie prosimy o potwierdzenie aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w ofercie konkursowej lub oświadczeniu o przyjęciu środków na dofinansowanie zadania. W przypadku, gdy beneficjent korzysta z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), korespondencja będzie prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP.

Wyjaśniamy, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP umożliwia doręczanie pisma w formie dokumentów elektronicznych opatrzonych profilem zaufanymi lub bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Dokumenty dostarczane w powyższy sposób są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów zachęcamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP, znajdującymi się na stronie internetowej: www.mazowieckie.pl, w zakładkach: Strona główna/Kontakt/Elektroniczna Skrzynka Podawcza.

W ramach dopełnienia obowiązku przedstawienia kompletności dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, zwracamy się również z prośbą o wskazanie osoby lub osób upoważnionych do podpisania umowy wraz z danymi kontaktowymi oraz stosownym upoważnieniem lub pełnomocnictwem, w przypadku wskazania osoby innej niż beneficjent.

REGULAMINU INSTYTUCJI OPIEKI NAD MAŁYMI DZIEĆMI
Zgodnie z zasadami opisanymi w Programie uczelnia lub podmiot współpracujący z uczelnią zobowiązani byli do dostarczenia do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w terminie 5 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyników konkursu przez Ministra, regulaminu instytucji opieki nad małymi dziećmi zawierającego postanowienie o przeznaczeniu miejsc opieki dla dzieci osób, o których mowa w pkt. 5.2.4 Programu tj. studentów, doktorantów oraz osób zatrudnionych przez uczelnię lub wykonujących zadania na rzecz uczelni na podstawie umów cywilnoprawnych. W przypadku niewykorzystania miejsc przez dzieci ww. osób oraz wyrażenia zgody przez uczelnię na objęcie opieką dziecka innej osoby, dofinansowaniu podlega także opieka nad dzieckiem innej osoby.          
W przypadku instytucji niewpisanych jeszcze do właściwego rejestru lub wykazu, uczelnia lub podmiot współpracujący składa zobowiązanie o dostarczeniu regulaminu z takim postanowieniem w terminie 14 dni roboczych od dnia uzyskania wpisu do właściwego rejestru lub wykazu.
Powołując się na pkt 6.1.2. Programu, prosimy o przedłożenie powyższych regulaminów, celem wypełnienia tego obowiązku, a w przypadku braku możliwości, przesłanie pisemnej informacji w tym zakresie.

OŚWIADCZENIE O VAT
Zachęcamy do zapoznania się z odrębnym komunikatem dotyczącym kwalifikowalności podatku VAT, który w dniu 28 maja br. został zamieszczony w zakładce dedykowanej Programowi oraz prosimy o  informację, które Oświadczenie o Vat (tj. według formularza 2a lub 2b) będzie złożone przez beneficjenta w momencie podpisywania umowy.

JEDNOCZEŚNIE PRZYPOMINAMY,
że wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody wojewody, a w przypadku zawarcia umowy – aneksu. Umowa natomiast, sporządzona jest na podstawie zakwalifikowania danej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami Programu, dlatego też beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie, której dany wniosek był oceniany. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych pkt 10 Programu, beneficjent powinien uzyskać zgodę na ich wprowadzenie. Zatem, należy zwrócić uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach, szczególnie na obecnym etapie, tak, aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach.

że dowodem potwierdzającym wprowadzenie zmian, przewidzianych Programem, po uzyskaniu zgody wojewody, jest przedłożenie do MUW w Warszawie wypisu z rejestru żłobków, klubów dziecięcych/wykazu dziennych opiekunów uwzględniającego wprowadzone zmiany.

beneficjent zobowiązuje się do spełnienia obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(Dz.U. UE. L 2016.119.1 z dnia 2016.05.04) (RODO) oraz przyjmuje do wiadomości, że Wojewoda Mazowiecki będzie przetwarzał dane osobowe Beneficjenta, a także dane osobowe przekazane przez beneficjenta w toku realizacji zadania.

Oświadczenie beneficjenta o poinformowaniu rodziców o fakcie zakwalifikowania się do Programu (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem) - należy złożyć w 1 egzemplarzu w dowolnej formie;

Harmonogram wypłaty środków (według zał. nr 1 do umowy_arkusz 2) - należy złożyć w 3 egzemplarzach;

Upoważnienie lub pełnomocnictwo do podpisania umowy przez inną osobę niż beneficjent - należy złożyć w  dowolnej formie w 3 egzemplarzach;

Regulamin instytucji opieki nad małymi dziećmi, w przypadku zadania realizowanego przez uczelnie lub podmioty współpracujące z uczelniami - należy złożyć w 1 egzemplarzu.

Oświadczenia w sprawie:

• korespondencji e-mailowej i aktualnego adresu poczty elektronicznej,
• nr rachunku bankowego,
• formy planowanego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
• formularza 2a lub 2b Oświadczenia o VAT, należy złożyć w dowolnej formie w 1egzemplarzu.